BidCraft

A BidCraft olyan szervezetek számára készült, amelyek több beszállítótól, alvállalkozótól vagy kivitelezőtől kérnek be összetett ajánlatokat. A rendszer a kiírás tételeit, mennyiségeit, műszaki tartalmát, dokumentumait és résztvevőit közös szerkezetbe rendezi, így minden ajánlat azonos tartalmi és szakmai alapra érkezik. Ez már a folyamat elején csökkenti a bizonytalanságot. A partnerek ugyanarra a tételrendre, ugyanazokra a mennyiségekre és követelményekre válaszolnak, ezért a beérkező ajánlatok összehasonlíthatósága nem utólagos kézi munkából, hanem magából a kiírás szerkezetéből következik.

Egy folyamat a kiírástól a döntésig

1. Projekt
2. Tételek
3. Tendercsomag
4. Ajánlatok
5. Döntés

A strukturált kiírás már a folyamat elején meghatározza az összehasonlítás alapját. A partnerek egységes tételrend szerint adják meg áraikat, műszaki válaszaikat és kapcsolódó dokumentumaikat, így a beérkező ajánlatok közvetlenül összevethetők.

A döntéshez szükséges információ egyetlen követhető folyamatban áll rendelkezésre. Láthatóvá válik, mely partner mely tételekre adott ajánlatot, hol tér el a műszaki tartalom, mely dokumentumok hiányoznak, és mely pontok igényelnek további egyeztetést.

A kiírás, az ajánlatadás és az összehasonlítás így nem különálló feladatokként jelenik meg, hanem ugyanannak a döntési folyamatnak az egymásra épülő szakaszaiként.

Hol vész el az idő a hagyományos folyamatban?

Az Excelben és e-mailben kezelt ajánlatkérésnél a munka jelentős része nem magára a döntésre, hanem az információ rendezésére fordítódik.

Idő megy el arra, hogy a különböző formátumban érkező ajánlatokat közös szerkezetbe kelljen átmásolni. A partnerek eltérő bontásokat, megnevezéseket vagy mértékegységeket használhatnak, egyes tételeket összevonhatnak, másokat külön soron szerepeltethetnek. Emiatt az ajánlatok első ránézésre gyakran nem összehasonlíthatók.

További munka keletkezik a hiányzó vagy bizonytalan tartalmak tisztázásából. Egyetlen kimaradt tétel, eltérő műszaki feltétel vagy rossz verziójú dokumentum újabb e-mail-kört, telefonos egyeztetést és kézi ellenőrzést indíthat el.

A verziók kezelése szintén jelentős terhet jelent. Egy módosított kiírás után követni kell, melyik partner melyik változatra válaszolt, mi módosult az előző ajánlathoz képest, és melyik fájl tekinthető aktuálisnak. A döntési háttér eközben könnyen szétszóródik levelezések, táblázatok és külön mappák között.

A vállalat ilyenkor nemcsak ajánlatokat értékel, hanem folyamatosan újraépíti azt a szerkezetet, amelyben az ajánlatok egyáltalán értelmezhetők.

Kevesebb utómunka, tisztább döntési helyzet

A BidCraft már a kiírás részévé teszi azt a struktúrát, amelyre az ajánlatok és később az összehasonlítás épül. A tételek, mennyiségek, dokumentumok és követelmények egységesen jelennek meg minden résztvevő számára.

Ez csökkenti a kézi adatmásolást, a többszöri pontosítást és az eltérő ajánlati bontásokból származó bizonytalanságot. A munkatársaknak kevesebb időt kell fordítaniuk az információk rendezésére, ezért több figyelem marad a műszaki tartalom, az árak, a feltételek és a partneri kockázatok értékelésére.

A rendezett folyamat a döntést is átláthatóbbá teszi. Az ajánlatok közötti különbségek, a hiányzó tételek és a műszaki eltérések közös szerkezetben jelennek meg, így a döntési helyzet nem több különálló fájlból és levelezésből áll össze.

Az Open Village és a BidCraft kapcsolata

A BidCraft egy konkrét üzleti folyamaton mutatja meg, hogyan válhat több szervezet együttműködése strukturáltabbá, átláthatóbbá és hatékonyabbá. A közös kiírás, az egységesen érkező ajánlatok, a kapcsolódó dokumentumok és a követhető döntések egyetlen összefüggő működési láncot alkotnak.

Ez a megközelítés közvetlenül kapcsolódik az Open Village rendszerszemléletéhez. Az együttműködés során létrejövő struktúra, tapasztalat és bizalom az adott ügy lezárása után is értéket képvisel, és stabilabb alapot teremthet a későbbi kapcsolatokhoz, döntésekhez és folyamatokhoz.

A BidCraft ennek a szemléletnek egy konkrét, üzleti környezetben működő megjelenése.